Gestión de la información

Con más de 500 bases de datos, más de 1.500 casos e informes y más de 14.000 testimonios y documentos producidos durante la investigación, la Comisión de la Verdad creó un sistema que se convirtió en uno de los mayores archivos del conflicto armado colombiano.

El Sistema de Información Misional diseñó una estrategia de procesamiento de entrevistas para facilitar su análisis. El procesamiento de la información inició con la transcripción y el etiquetado de los testimonios. La escucha de las entrevistas proporcionó información a los equipos para el diligenciamiento de las fichas sobre hechos, impactos e historias narradas por las víctimas y los responsables, así como la identificación de aspectos importantes para la investigación, que fueron registrados en bitácoras y relatorías analíticas.

Como parte del procesamiento, se revisaron los documentos en el expediente de cada entrevista (fichas largas, cortas y relatorías, consentimientos informados y anexos), así como las condiciones técnicas del audio y la correspondencia entre el contenido del audio y la información de la entrevista. El proceso de transcripción se hizo a través de la herramienta OTranscribe, y a partir de una guía de transcripción que permitió unificar criterios en el procesamiento de entrevistas.

Para extraer algunos aportes a la investigación que iban arrojando los testimonios, 120 transcriptores de diferentes regiones registraron en bitácoras los elementos y hallazgos relevantes para la investigación. Los criterios para estos aportes fueron modificándose a medida que cambió la estructura del Informe Final. Luego, los aportes de las bitácoras se discutieron en espacios colectivos, de los que resultaron 27 relatorías analíticas. Con todas esas relatorías se produjo un informe de aportes a la investigación.

El etiquetado se hizo con la herramienta Dataturks. Estuvo orientado por un árbol de etiquetas organizadas por temáticas específicas de investigación. La construcción de ese árbol con 392 etiquetas, también permitió clasificar y relacionar los contenidos de la transmedia del Informe Final y las fuentes externas.

Aquí se abordan cuáles fueron las principales fuentes y los mecanismos para la recepción de las fuentes externas, así como los niveles de confidencialidad en los que se organizó la información.

La Recepción de información externa fue el proceso que estableció la Comisión para recibir y procesar los documentos que aportaron dependencias del Estado, organizaciones de la sociedad civil e instituciones internacionales con miras al esclarecimiento.

Durante este proceso se recibió y recolectó la información que luego fue catalogada, es decir, organizada, descrita y puesta a disposición en el motor de búsqueda del Sistema de Información Misional (SIM) a través de metadatos. El procesamiento de esta información implicó su transcripción, etiquetado, limpieza, conversión, unificación e indexación.

Todo quedó registrado en los siguientes módulos, de acuerdo a su clasificación:

• El módulo de captura fue la aplicación web desarrollada por el SIM para el registro de los testimonios realizados por toda la Comisión.
• El módulo de catalogación colaborativa permitió que todos los equipos de la Comisión compartieran sus archivos. Luego el SIM validó y monitoreó esta información junto a su descripción y la integró en el metabuscador.
• El módulo catálogo de microdatos Inhouse permitió el almacenamiento y publicación de colecciones de datos.

Dadas las facultades extraordinarias que tuvo la Comisión para el acceso a información externa de entidades del Estado y con el ánimo de generar confianza en los sectores interesados y la sociedad en general sobre la custodia y reserva de esta, se creó el Grupo de Acceso a la Información en agosto de 2018.

Este grupo tuvo a su cargo la gestión del acceso a la información de otras entidades u organizaciones nacionales o internacionales, para el desarrollo de las funciones y objetivos de la Comisión. Además, organizó el proceso de obtención de información externa que requería la investigación para el análisis y la contrastación de los hallazgos. Por otro lado, instaló un procedimiento y cultura de cuidado al interior para salvaguardar la confidencialidad y el uso de estas fuentes.

Adicionalmente, este grupo buscó y elaboró convenios y protocolos con entidades del Estado, y creó un registro de solicitudes de información que se convirtió luego en un sistema de alertas unificado del acceso, gestión y seguimiento a la obtención de información externa. De igual manera, expidió la Política Interna de Acceso a la Información Misional, que buscó regular el acceso a los documentos por parte de los investigadores. Consulte el documento de política de acceso a la información aquí.